Com a Certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidades na Economia Social e, nomeadamente, nas Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS), a partir de 2009, começou a falar-se e a realizar-se Planos Estratégicos, no seio destas Organizações.

A todo o momento surgem ideias para melhorar as nossas vidas. A maior parte destas ideias morre, porque não são sistematizadas. Numa empresa também é assim, com a agravante que são muitas pessoas a conciliar muitas ideias. Planear estrategicamente é fazer a ponte entre as ideias e as ações para realizá-las no curto, médio ou longo prazo (existindo hoje, muitas dúvidas sobre o longo prazo).

Isto não significa, que muitas já não tivessem planos estratégicos ou que não tivessem estratégia mesmo, se não fosse sistematizada, estruturada e medida.

Mas, será que numa fase de incerteza, como a que vivemos, podemos realizar o Planeamento Estratégico? E qual vai ser a estratégia para as IPSS?

será que numa fase de incerteza, como a que vivemos, podemos realizar o Planeamento Estratégico?

Teremos sempre que contar com:

Constrangimentos ao nível financeiro da Segurança Social, da Educação e da Saúde

Desemprego nas famílias com diminuição nas comparticipações familiares

Empresas com menos disponibilidade para donativos e apoios

Recursos Humanos desmotivados pelo cansaço, medo e ansiedade

Imprevisibilidade de quando, como e a que custos a pandemia vai terminar, …

Enfim, podemos elencar uma infindável quantidade de razões para a não realização do Plano mas, como refere Peter Drucker, "O planeamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planeamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planeamento não é a informação: é sempre o trabalho."

E, é com o trabalho que lá chegaremos!

Requisitos para um bom Planeamento Estratégico

1. Liderança comprometida

Um bom planeamento, começa pelo líder, pelo seu nível de compromisso e pelo poder de mobilização que exerce sobre as outras pessoas.

2. Métodos adequados

Os métodos, são as ferramentas e as formas utilizadas para construir e monitorizar o plano. Há métodos consolidados, que funcionam muito bem, independentemente do tamanho da organização.

3. Equipe Participativa

Nenhum plano estratégico terá sucesso se não contar com a participação da(s) equipe(s). A necessidade de alinhamento entre quem decide e colaboradores acontece desde o primeiro momento do processo de elaboração do plano estratégico.

Nenhum plano estratégico terá sucesso se não contar com a participação da(s) equipe(s)

O Plano Estratégico exige disponibilidade e muita coragem, antes de o iniciar:

Questionar o “Status Quo”da Organização e das pessoas que dela fazem parte;

Averiguar se existem novas e mais eficazes formas de fazer as coisas (mesmo que sejam as mesmas);

Fazer perguntas difíceis;

Enfrentar escolhas difíceis;

Ter foco, realismo e flexibilidade

Tomar decisões do interesse da Organização e de todas as Partes Interessadas;

Ter um bom ambiente de trabalho sem conflitos graves entre pessoas chave, e

Ter tempo.

O Planeamento Estratégico deve ser considerado como um processo dinâmico, sistemático e cíclico de análise, de escolha e implementação de estratégias de médio e longo prazo, que procura garantir a realização dos objetivos da organização, dependendo do ambiente e das suas condições internas e externas.

É a ferramenta de gestão central, porque somente através dele é possível garantir a eficácia na prestação de serviços, a eficiência no uso de recursos, a criação de valor para todas as partes interessadas e a sustentabilidade contínua da organização.

No fundo, o planeamento estratégico implica fazer escolhas, listar prioridades. E pensar, regularmente em:

Quem queremos atingir?

Quem sou? Onde estou?

Que caminhos escolher?

Onde queremos chegar?

O que nos diferencia das outras organizações?

Como saber se chegamos?

E, como chegamos lá?

Definir:

-Valores (como devemos/queremos ser?): conjunto de crenças ou princípios que devem reger os comportamentos na organização.

-Missão (por que existimos?): objetivo fundamental de uma organização. A finalidade última.

-Visão (para onde vamos?): estado futuro desejado e alinhado com os objetivos da empresa.

Realizar o diagnóstico da organização através, por exemplo, de uma análise SWOT.

O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês, e é um acrónimo de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Pretende-se definir as relações existentes entre os pontos fortes e fracos da organização, com as tendências mais importantes que se verificam na envolvente global, seja ao nível da comunidade próxima ou mais distante, das necessidades específico, da conjuntura económica, das imposições legais, etc.

No quadro a seguir podemos perceber melhor como funciona

Fonte: link

Forças – Em que é que somos realmente bons? Essa resposta apresenta as áreas mais fortes e, consequentemente, as vantagens que temos sobre a concorrência.

Fraquezas - Como o próprio nome indica, as fraquezas são aquelas áreas que interferem ou mesmo prejudicam o desenvolvimento da organização. São os pontos fracos internos.

Oportunidades - São as características que podem influenciar uma organização positivamente. Dependem de fatores externos e, por isso, não as controlamos.

Ameaças - Ameaças são eventos com uma influência negativa sobre a organização e, do mesmo modo que as oportunidades, dependem de fatores externos.Devem ser tratadas com muito cuidado porque podem prejudicar tanto o planeamento, quanto os resultados.

Uma boa análise SWOT é desenvolvida e deve ser interpretada para unir, da melhor forma, esses elementos. Assim, oferece um diagnóstico confiável e que integre as necessidades apresentadas na gestão estratégica, de modo que a elaboração do plano seja mais segura, no médio e longo prazo. Como consequência, ressaltam-se as oportunidades e minimiza-se as ameaças do ambiente para a organização.

Outra ferramenta importante e ao contrário da Matriz SWOT, a PESTEL direciona-se diretamente para os fatores macros do ambiente externo que podem afetar a nossa organização. Em outras palavras, proporciona uma visão muito mais abrangente dos fatores externos que nos podem afetar, impedir o nosso crescimento ou levar-nos ao declínio. Para além disso, pode identificar novos rumos.

É um instrumento que permite avaliar mudanças políticas, económicas, socioculturais, tecnológicas, ecológicas e legais no contexto empresarial. A análise PESTEL identifica o impacto que o ambiente externo pode ter na organização, nos produtos e/ou serviços disponibilizados.

Fonte: link

Exatamente por isso que na relação Swot x Pestel dizemos que uma ferramenta não elimina a outra. Ambas as matrizes são métodos de planeamento que proporcionam uma visão de fatores que podem interferir na execução do plano.

Diretrizes Estratégicas

A partir da visão e da missão da empresa, que são bastante genéricas, no “como”, o próximo passo é definir a estratégia. Alguns aspetos da estratégia da organização já estão definidos no presente, como o público-alvo, a área de influência ou a natureza dos serviços prestados. O difícil na estratégia é tomar as decisões sobre como essas variáveis devem mudar, no futuro, para que a organização chegue mais perto da sua visão. Para que isso aconteça, a importância de definirmos objetivos, metas indicadores e monitorização do plano.

O difícil na estratégia é tomar as decisões sobre como essas variáveis devem mudar, no futuro, para que a organização chegue mais perto da sua visão.

Definir objetivos, metas e indicadores que nos permitam alcançar os resultados desejamos (onde se quer chegar), tendo como foco maior a visão de futuro. Metas que nos abrem o horizonte sobre o que queremos alcançar, e indicadores, que nos permitem dizer o que vamos medir, de uma maneira objetiva. Um dado que nos permite acompanhar o desempenho com base na meta pretendida.

Depois criar planos de ação para o ano seguinte, novos projetos ou processos. Os projetos são um conjunto de ações, com princípio e fim bem definido, para criar um novo produto ou serviço, visam um resultado exclusivo, ou seja, diferente de outros similares. Os processos, são um conjunto de ações, com início e fim, que se repete periodicamente. 

A execução do Plano Estratégico tem que ser acompanhado periodicamente, verificando se as metas estão a ser atingida. Caso contrário, teremos que propor ações de melhoria. Quanto se trata de projetos, monitorizar se os projetos estão a ser executados dentro do prazo e do orçamento previsional.

A execução do Plano Estratégico tem que ser acompanhado periodicamente, verificando se as metas estão a ser atingidas

Como já referimos o Plano Estratégico deve ser considerado como um processo dinâmico, sistemático e cíclico de análise. De acordo com esta premissa é importante rever os objetivos estratégicos e todos os projetos, processos e metas definidas, com alguma regularidade, que varia de organização para organização, de contexto para contexto podendo ser semestral, anual ou em outro intervalo de tempo.

Para terminar, já reviu o seu Plano Estratégico depois que foi declarada a pandemia pelo COVID 19?

Por Ivone Félix, Diretora Executiva da CERCIOEIRAS